Podľa platných právnych predpisov Ruskej federácie v oblasti obehu dokladov sa doklady s vypršanou dobou skladovania, stiahnuté z obehu, zlikvidujú. Zničenie dokumentov vám umožňuje uvoľniť časť kancelárskych priestorov a usporiadať archív. Toto je neoddeliteľnou súčasťou práce akejkoľvek organizácie.
stupne využitia
Existujú určité pravidlá pre zničenie dokumentov.Pred zničením sa všetky doklady podrobia skúške, ktorá zahŕňa niekoľko fáz.Vedenie organizácie musí v počiatočnom štádiu vydať príslušný príkaz. Poradie zničenia dokumentov je nasledovné:
- Vymedzenie vedeckej a praktickej hodnoty. Podľa súčasného uznesenia to urobí expertná komisia, ktorá podpíše dohodu o skladovaní. Skladá sa z kvalifikovaných špecialistov zo všetkých organizačných štruktúr, ako aj z hlavy. Odporúča sa zaradiť do komisie zástupcu administratívy, účtovníka, právnika, úradníka, zástupcu zamestnancov. Komisia dáva odborné hodnotenie hodnoty a vydá príslušný príkaz.
- Vyberte zoznam dokumentov, ktoré sa majú zničiť. Forma a forma takéhoto zoznamu sa skladajú svojvoľne. Je to komisia pre recykláciu. Zoznam je podrobný popis, ktorý je potvrdený podpismi predsedu a všetkých členov komisie.
- Osvedčenie o prepustení do zničenia dokumentov, na ktoré sa obchodné doklady majú zničiť. Zákon nevyhnutne odráža zoznam dokumentov, ktoré sa majú zničiť, s nadpismi, počtom a právnymi predpismi, na základe ktorých savyužitie dokumentov bolo vykonané. Vedúci podpisuje rozkaz a konanie o zničení dokumentov.
- Usporiadanie zoznamu. Pred likvidáciou vybratých formulárov je komisia pre recykláciu povinná skontrolovať, či bol dokument kontrolovaný a kedy bol revidovaný. Potom sa vykoná záverečná kontrola - formuláre na odpísanie, ktoré sú uznané ako cenné, sa posielajú na ďalšie ukladanie do archívu, ostatné - na recykláciu. V tomto štádiu musí byť vydaná aj objednávka.
- Fyzické zničenie dokumentov s uplynutou dobou skladovania. Ide o dôverný proces.
Existuje osobitná príkaz na zničenie tajných dokumentov, výrazne sa líši od pravidiel pre bežné cenné papiere. Pre tajomstvo je potrebné prejsť určitú dobu po uplynutí doby skladovania, až potom podpíše zákon o prideľovaní dokumentov.Zničenie tajných dokumentov sa vykonáva na špeciálnych oddeleniach štátnych orgánov po tom, čo vedúci oddelenia podpíše príkaz.
Tento prístup k likvidácii umožňuje minimalizovať riziko chybného zničenia cenných obchodných dokumentov a optimalizáciu procesu využívania.
fyzické zničenie
Po vyhotovení všetkých úkonov a po podpísaní dohody o skladovaní sa papier zbiera a odošle na likvidáciu. Pokiaľ ide o organizácie, ktorých archivovanie sa má archivovať v štátnych alebo obecných archívoch, musí sa nevyhnutne dohodnúť s archívnymi orgánmi. Zničenie účtovníctvadokumentov vydáva špecializovaná spoločnosť. Ostatné organizácie môžu zabezpečiť zničenie dokumentov podľa vlastného uváženia alebo zapojiť štruktúru, ktorá je oprávnená nakladať s nimi v súlade so všetkými bezpečnostnými pravidlami.
V súčasnosti sa používajú tieto metódy likvidácie dokumentov:
- Skartovanie. Zničenie dokumentov pomocou drvenia sa považuje za najrozšírenejšiu a najjednoduchšiu metódu.
- Spálenie dokumentov sa vykonáva menej často, keďže tepelné spracovanie si vyžaduje špecifické vybavenie - vyžaduje sa spaľovacie kachle. Metóda spálenia dokumentov sa často používa na dôverný papier. V súčasnosti je to príklad najmenej racionálneho a ekologického spôsobu ničenia.
- Likvidácia archívu s odchodom organizácie.
Na zničenie (okrem spaľovania) sa odošle vzorka, z ktorej sa predtým odstránil celofán, plast, sľuda a iné kryty. Tieto materiály nie sú vhodné na recykláciu.
Organizácie pre malé dokumenty majú právo ručne manuálne zničiť papier alebo previesť archív do organizácie, ktorá zbiera odpadový papier uzatváraním zmluvy. To všetko za predpokladu, že je potvrdené uplynutie platnosti premlčacej lehoty, ale vzorka nemá pečiatku ochrany osobných údajov a nevedie informácie o priemyselnej špionáži.
Skartovanie cenných papierov
Najjednoduchším riešením pri likvidácii archívnych dokumentov je použitie špeciálnych zariadení - drvičov. Jedná sa o stroj na zničenie kancelárie a archívudokumenty. Sada štandardných drvičov obsahuje blokový kontajner, ktorý je určený pre 13 - 300 litrov.Táto technika umožňuje zničiť listy so šírkou 450 mm, a to súčasne cez 7 až 85 listov papiera.Poskytuje vysokú mieru utajenia a eliminuje možnosť priemyselnej špionáže konkurenčných firiem.
V závislosti od rozsahu pracovného postupu špecializované spoločnosti využívajú prenosné a priemyselné zariadenia s vysokým výkonom, ktoré dokážu okrem nosičov papiera zničiť aj diskety, plastové karty, šekové knižky a tvrdé papiere. Mnoho spoločností a organizácií zjednodušuje proces recyklácie a získava fixné kancelárske drviče.
Technika ničí dokumenty viacerými spôsobmi:
- Schröder - Rezanie papiera rezaním papiera na tenké prúžky po celej dĺžke listu a vytiahnutím do nádoby. Dokumentácia skartéra je rozšírená v bežných kanceláriách.
- Schröder - drvič sa brúsia do omrviniek a používa sa na informácie s osobitným tajomstvom. Takto je zničenie archívu dokumentov pod pečiatkou tajné.
- Brúska je vybavená špeciálnou obrazovkou, ktorá nastavuje šírku strihaného papiera. Je možné disponovať dôvernými, ale aj neformálnymi dokumentmi.
- Pri hrubom papieri sa používa priemyselný drvič.
V závislosti od požiadaviek dôvernosti môžu drviče rezať pásy v šírke od 3,9 do 6 mm, fragmentovať alebo rozomelúť na častice menšie ako 0,5 mm.
Samotná organizácia rozhodne, ako to budena likvidáciu. Špecializované spoločnosti poskytujú služby, ktoré zahŕňajú:
- Zozbierať v uzavretých nádobách.
- Preprava do spracovateľského závodu.
- Shredivanie za prítomnosti zástupcu organizácie.
- Vypracovanie aktu o zneškodnení.
- Zmiešanie a lisovanie papierových odpadov pod vysokým tlakom.
- Zmluva o skladovaní.
- Zasielanie do závodov na spracovanie surovín.
Profesionálne drvenie odstraňuje obnovu papiera skenovaním a použitím počítačového programu, ktorý umožňuje kombinovať fragmentované fragmenty a pruhy do jedného celku.
horiaci papier
Tento druh využitia účtovných dokladov je najvhodnejší na dokumentáciu osobitného tajomstva. Samozrejme, že vypálenie dokumentov vonku je pre zdravie zamestnancov a životného prostredia ohrozujúce, navyše tento druh likvidácie môže vyústiť do úniku cenných informácií. Svazky papierov v ohniskách môžu úplne vyhoreť, čo je z hľadiska dôvernosti neprípustné. Navyše, neoprávnené spálenie sa trestá veľkými peňažnými pokutami. To je dôvod, prečo len špecializované spoločnosti, ktoré používajú vysokoteplotné pece pre postup zaoberajú sa používaním požiaru. Okrem nosičov papiera v kachle môžete zlikvidovať všetky typy plastových a páskových pások.
Zástupcovia spoločnosti odoberú vzorku v uzavretých kontajneroch, podpíšu zmluvu o skladovaní a prepravujú ju do zariadenia na recykláciu tepelného odpadu.Tam sú umiestnené v rúre a spálené na úplné zničenie. Postup je potvrdený osobitným zákonom.Spálenie zaručuje 100% spoľahlivosť a anonymitu. Tento spôsob ničenia dokumentov je stanovený na legislatívnej úrovni.
zničenie vyhladzovania
Táto metóda zahŕňa odchod do organizácie zákazníka a zničenie dokumentov na mieste. Odvoz zničenia vykonáva špecializovaná spoločnosť vlastniaca vlastné zariadenie.
Na tento postup sa používa návštevnícky priemyselný drvič, ktorý sa nachádza na plošine nákladného vozidla. Schröder sa vyznačuje vysokým výkonom a dokáže spracovať až 2 tony papierových médií za hodinu, čo je výkonný stroj na zničenie dokumentov. Dokument zničený drvičom je predmetom obnovy, takže táto metóda nie je vhodná na zaobchádzanie s utajovanými dokumentmi.
Hlavnou výhodou tohto spôsobu likvidácie je absencia rizík spojených s prepravou. Zničenie cenných papierov sa uskutočňuje bezprostredne pred vstupom do inštitúcie s podpisom zmluvy o skladovaní.
Priemyselné drviče rozrezávajú vzorku v súlade s požiadavkami bezpečnosti úrovne 4 a výrazne prevyšujú kapacitu tradičných kancelárskych zariadení. Po použití sa odpad tlačí a odošle na ďalšie spracovanie.
Výhody práce s recyklačnými spoločnosťami
Pre každú organizáciu je proces recyklácie pomerne náročný na pracovnú silu, čo si vyžaduje dočasné náklady. Je oveľa výhodnejšie spolupracovať so špecializovanými spoločnosťami, ktoré dokážu rýchlo vyložiť sedadláukladať archívy pre nové strany. Hlavná výhoda ich práce - zničenie papierov, ktoré vyšli z obehu na akýchkoľvek nosičoch. V tomto prípade je vypracovaná dohoda.
Spoločnosti môžu nielen vymazávať dokumenty po lehote splatnosti, ale aj poskytovať služby využívania:
- Obchodné doklady s utajovanými informáciami.
- Papiere akéhokoľvek formátu, vrátane značiek "voda".
- Účtovné výkazy, ktoré vyšli z obehu.
- akýkoľvek druh výrobkov z papiera vrátane ofsetovej tlače.
- Noviny a časopisy.
- Knihy v mäkkej a tvrdom obale.
- Digitálne médiá - disky, diskety, flash disky.
- Plastové karty.
Všetky služby špecializovaných spoločností sú regulované v súlade s právnymi predpismi Ruska. Po uzavretí dohody ich zástupcovia podpíšu dohodu o nezverejnení dôverných informácií. Mnoho firiem poskytuje profesionálne archivistické služby.
Organizácia - zákazník má právo byť prítomný v priebehu konania alebo požiadať o video alebo fotografickú správu a tiež môže podpísať zmluvu o skladovaní.Spoločnosť, ktorá zaobchádza s jej obchodnou povesťou, je vždy pozorná v otázkach využívania.
